Завантаження документів
1. Натисніть кнопку "Завантажити документ" вгорі, у лівій частині сторінки.

Відкриється вікно налаштування документів.

Завантажувати документи можете як поодинці, так і декілька одразу (до 500 файлів за раз). Для зручності можливо налаштувати інтеграцію з вашою обліковою системою.
2. Вкажіть порядок підписання документів:

  • Двосторонні документи
  • Багатосторонні документи
  • Внутрішні документи
3. Оберіть необхідні додаткові налаштування

  • Кількість підписантів
  • Співробітники, що мають підписати документи
  • Співробітники, що мають погодити документи
  • Доступ співробітників до документів
  • Ярлики
Кількість підписантів — можливість вказати скільки підписів мають поставити на документ від вашої компанії та від контрагента. В цьому налаштуванні вказується лише кількість підписантів (накладення електронного підпису із одночасним накладенням електронної печатки рахується як 1 підпис). Якщо потрібно обрати конкретних співробітників — перейдіть в налаштування нижче.

Співробітники, що мають підписати документи — в цих налаштуваннях ви можете вказати співробітників, що від імені вашої компанії будуть підписувати документи. Вказати можна лише тих колег, що на момент завантаження документу зареєстровані у «Вчасно». В цьому налаштуванні ви можете обрати паралельне чи почергове підписання.

Паралельне підписання — співробітники зможуть підписати документи у будь-якій послідовності.

Почергове підписання — співробітники зможуть підписати документи тільки у вказаному порядку. Порядок можна змінювати, переміщаючи дані підписанта догори/донизу.

Співробітники, що мають погодити документи — вказання співробітників, що мають погодити документи. Погодження можливе лише паралельне, погоджувати можуть співробітники, що не мають КЕП/ЕЦП.

Доступ співробітників до документів — налаштування дозволить вказати співробітників, що зможуть бачити цей документ (якщо у відповідних співробітників немає можливості переглядати всі документи компанії

Ярлики
— позначки для документа, за допомогою яких ви можете групувати документи за будь-якою ознакою (напр. назва відділу, тип документу і т.п.).
4. Оберіть звідки завантажити документ:

  • З комп'ютера
  • З Google Диску

Оберіть документи, які необхідно завантажити поодинці або декілька одразу.

Завантажувати документи можна у форматі:
pdf, xml, dbf, txt, png, jpeg, doc, docx, xls, xlsx
Доступ до документів за ярликами
1. Зайдіть в налаштування
2. Вам доступні такі варіанти налаштування:

2.1. Масово надати доступ до ярликів групі співробітників.



    Для цього натисніть на кнопку "Надати доступ до документів за ярликами" в блоці "Співробітники".

    Далі оберіть необхідних колег із списку та додайте потрібні ярлики. Збережіть налаштування, натиснувши відповідну кнопку

      2.2. Зайти в налаштування співробітника та додати ярлики у відповідному блоці налаштувань.
      Для зручності роботи ваших співробітників з документами в сервісі «Вчасно», ви можете розділяти доступ до перегляду за ярликами на документах. Якщо в налаштуваннях співробітника встановити певні ярлики і такі ж ярлики додавати до документів, то співробітник буде працювати тільки з тими документами, в яких є доступний йому ярлик.


      Як налаштувати доступ до документів за ярликами?
      3. За необхідності, ви можете редагувати теги. Це можна зробити або з налаштувань доступів співробітника, або з переліку всіх співробітників (для цього потрібно натиснути на відповідну іконку ярлика в рядку даних про співробітника).
      4. Після додавання ярликів, вам буде доступний фільтр співробітників за ярликами. Щоб обрати декілька ярликів одночасно використайте клавішу Ctrl.

      Після фільтрації, вам буде відображено тих співробітників, яким надано доступ за вказаними ярликами

      Редагування завантаженого документа
      Як редагувати документи:

      1. Обираєте необхідний файл: можете помітити його в списку документів

      або зайдіть в перегляд документу та натисніть відповідну кнопку над документом.
      2. У вас з'явиться вікно редагування документу.

      1) У меню "Назва, номер, дата формування" можете відредагувати відповідні дані

        2) В меню налаштування підпису від співробітників вкажіть як має проходити підписання (паралельно чи почергово) та вкажіть, хто з ваших колег має підписати документ. При вказанні почергового підписання можливо редагувати черговість підписання стрілочками вверх/вниз чи видалити співробітника з підписання.
        Сервіс «Вчасно» дозволяє редагувати назву, номер, дату документу та підписантів. В залежності від того, вхідний документ чи вихідний, доступні різні можливості редагування:

        1. Вихідні документи — їх можна редагувати в статусах "Потребують вказання контрагента" та "Очікують підпису моєї компанії". До редагування доступна назва, номер, дата документа та підписанти вашої компанії.

        2. Вхідні документи — можна редагувати лише підписантів від вашої компанії (вказати, хто із колег та в якій послідовності має підписати документ)
        3. Для того, щоб зберегти зміни, натисніть помаранчеву кнопку "Зберегти". В цей час вказаним підписантам сервіс відправить лист про необхідність підписання документу (при почерговому підписанні сервіс відправляє листа підписанту, коли настає його черга підписувати).

        Примітка! Якщо до редагування документу ви додавали співробітників для погодження і обрали налаштування, при якому не можна підписувати документ, доки він не погоджений всіма, то лист про необхідність підписати документи відправиться лише тоді, як документ буде всіма погоджено.
        Внутрішній документ
        1. Натисніть кнопку "Завантажити документ" у лівій верхній частині екрану

        2. У вікні налаштувань завантаження документу зробіть такі налаштування:

        2.1. Порядок підписання документу — оберіть "Внутрішні документи"

        2.2. Далі вкажіть співробітників, що мають підписати документи: оберіть у відповідному меню ваших колег, що мають підписати документ за допомогою ЕЦП/КЕП. Підписання може бути:

        • Паралельне — співробітники зможуть підписати документи у будь-якій послідовності.
        • Почергове — співробітники зможуть підписати документи тільки у вказаному порядку.
          3. Оберіть звідки завантажувати документи — з комп'ютера чи з Google Диску

          За замовчуванням завжди стоїть параметр "З комп'ютера"

          Внутрішній документ — документ, що підписується тільки співробітниками вашої компанії та не надсилається контрагенту. До внутрішніх документів належать накази, розпорядження, акти введення в експлуатацію основних засобів, акти внутрішнього переміщення основних засобів, акти списання основних засобів та інші.

          Що потрібно зробити, щоб працювати з внутрішнім документом у «Вчасно»:

          4. Натисніть "Обрати документи" та вкажіть один чи декілька документів для завантаження

          Після завантаження документів сервіс проінформує ваших колег на email про те, що для них є документи на підпис. Якщо було обрано почергове підписання, то й інформування співробітників буде відправлятися в момент, коли настає їх черга підписувати документ.
          Після вибору співробітників для почергового підписання, ви можете змінювати порядок їх підписання. Для цього натискайте стрілки вгору чи вниз справа від email та імені вашого колеги. Також ви можете змінювати послідовність за допомогою курсору — затисніть курсор на співробітникові та перетягніть його вгору чи донизу.

          Варто відмітити, що можливість підписати документи буде лише у тих користувачів, кого ви вкажете під час завантаження документу.

          Підписання вхідного документу
          1. Зліва на сайті скористайтеся фільтрами - розгорніть фільтр "Всі документи" (натисніть на позначку напрямку біля напису), оберіть "Вхідні". Далі, розгорніть фільтр "Статус підписання" та оберіть "Очікують підпису моєї компанії". Зі списку документів оберіть необхідні для підписання, якщо бажаєте підписати їх масово. Або ж натисніть на рядок документа і перегляньте вміст документа перед підписанням.

          2. Вам доступні такі дії з документами:

          1. Підпис
          2. Додавання коментарів (якщо потрібно уточнити інформацію в документі)
          3. Відхилення документу
          Щоб підписати документ, натисніть кнопку "Підписати і надіслати" або "Підписати Mobile ID".

          3. В новому вікні натисніть "Вказати ключ КЕП/ЕЦП".

          Далі у вікні, що з'явилося, оберіть на комп'ютері файл ключа КЕП/ЕЦП, відкрийте його. Підходять ключі від всіх АЦСК в Україні. Це можуть бути ті ключі, якими ви підписуєте звітність.

          Зверніть увагу, ключі мають бути з розширенням dat, zs2, sk, jks, pk8, pfx

            4. Після вибору ключа:

            1. Виберіть АЦСК (якщо він автоматично не обереться системою)
            2. Укажіть пароль для ключа
            3. Натисніть "Зчитати"
            4. За необхідності, додайте електронну печатку та повторіть пп 4.1-4.3
            5. Якщо ви обрали вірні КЕП/ЕЦП та ввели правильні паролі, то кнопки "Зчитати" зміняться на напис "Зчитано", а кнопка "Підписати та надіслати документи" стане помаранчевою. Вам залишиться лише натиснути на цю кнопку.
            Вітаємо, ви підписали документ! Можете повертатися до переліку документів.
            Відправлення документа без email
            Як підібрати email:

            На сторінці документа в блоці "Підписання" вкажіть ЄДРПОУ/ІПН контрагента та натисніть кнопку "Підібрати email"
            Або оберіть кілька документів і вкажіть для них контрагента:

            У вас з'явиться вікно для вказання ЄДДПОУ/ІПН та посилання "Підібрати email"
              Або оберіть фільтр документів "Вихідні" - "Потребують вказання контрагента". Потім оберіть всі або декілька документів і натисніть "Підібрати email".

              Документи з підібраною адресою перейдуть в статус "Готові для надсилання"

                В усіх випадках, при підборі в поле email підставляється закріплена за цим ЄДРПОУ контактна адреса. Якщо цієї адреси ще немає в контактах поточної компанії, адреса буде прихована.

                Після опрацювання такого документу контрагентом, його email буде додано до контактів компанії і в наступних документах адресу буде відображено.

                Сервіс «Вчасно» дозволяє надсилати документ контрагенту, навіть, якщо ви не маєте точної email адреси отримувача, а вказуєте лише код ЄДРПОУ компанії. В разі, якщо дана компанія вже зареєстрована у сервісі, при відправленні документа email додається із бази контактів «Вчасно».
                Створення багатосторонніх документів
                Багатосторонні документи — це документи, котрі надсилаються 2-м і більше компаніям-контрагентам. Наприклад, ТТН, багатосторонні угоди. Сервіс «Вчасно» дозволяє відправляти документи на необмежену кількість компаній.

                Як завантажити та відправити такий документ:
                1. Натисніть кнопку завантаження документа
                2. В вікні завантаження документу на налаштуванні порядку підписання оберіть з випадаючого списку "Багатосторонні документи", як це вказано на зображенні. Далі оберіть, звідки завантажувати документ (з комп'ютера чи Google Диску) та натисніть помаранчеву кнопку "Обрати документи". Вкажіть шлях до необхідного документа, виділіть його та завантажте у «Вчасно».
                3. Після завантаження такі документи будуть відображатися зі спеціальним знаком.
                4. Щоб вказати контрагентів потрібно:

                • зайти в перегляд документу та натиснути кнопку "Вказати контрагентів";
                • або ж, зі списку документів обрати багатосторонні документи та натиснути кнопку призначення контрагентів, як на зображенні
                5. Далі, додайте компанію та email для інформування, оберіть, як документ буде підписуватися (паралельно чи послідовно) та, за необхідності, налаштуйте послідовність підписання
                6. Натисніть помаранчеву кнопку "Надіслати" для початку процедури підписання. А бо ж, натисніть "Зберегти зміни", щоб сервіс запам'ятав підписантів, а документ ви могли надіслати пізніше.
                Далі процедура підписання документу повторюється із накладення електронного підпису на звичайний, двосторонній документ.
                Погодження документів
                Внутрішнє погодження – це функціонал, котрий дозволяє отримати підтвердження відповідальних співробітників, що вони згодні з документом.

                Погодження відбувається без накладення КЕП/ЕЦП та на будь-якому етапі підписання документу. У ньому можуть взяти участь тільки співробітники компанії. Результати не будуть доступні вашому контрагенту.

                Відеоінструкція за посиланням.
                Як погодити один документ?


                1. Перейдіть на сторінку документу

                2. Відкрийте блок "Внутрішнє погодження" у правій панелі.

                3. Натисніть кнопку "Погодити", якщо ви згодні з документом, або "Відхилити", якщо не згодні.

                Як погодити декілька документів?


                1. Відкрийте сторінку з переліком документів

                2. Оберіть декілька документів

                3. Натисніть "Погодження" та оберіть "Погодити документи"
                Як запросити співробітників для погодження документів?


                1. Перейдіть на сторінку документу

                2. Відкрийте блок "Внутрішнє погодження" у правій панелі.

                3. Натисніть лінк "Додати співробітників"

                4. У вікні, що відкрилося скористайтеся пошуковим рядком – почніть вводити email чи ім'я співробітників.

                5. За необхідності, відмітьте налаштування "Заборонити підписувати або відхиляти, доки документ не погоджено. Це налаштування блокує підписання документу до повного погодження.

                6. Натисніть кнопку "Зберегти".
                  або



                  1. Відкрийте сторінку з переліком документів

                  2. Оберіть декілька документів

                  3. Натисніть "Погодження" та оберіть "Додати співробітників для погодження"
                  Як знайти документи у потрібному статусі погодження?


                  1. Відкрийте фильтри "Статус погодження" у лівій панелі.

                  2. Оберіть один із фільтрів:

                  - Всі – всі документи, з погодженням і без

                  - На погодженні – всі документи, що знаходяться в процесі погодження

                  - Погоджені всіма – документи, з котрими згодні всі співробітники, що приймають участь у погодженні

                  - Відхилені – документи, котрі відхилив хочаб один з погоджуючих

                  - Ініційовані мною – документи, котрі ви запросили погодити інших співробітників

                  - Погоджені мною – документи, котрі ви погодили

                  - Очікують мого погодження – документи, котрі вас запросили погодити інші співробітники

                  Зателефонуйте нам:

                  +38 044 392 0 300

                  +38 063 460 5 333

                  +38 050 416 5 333

                  +38 067 460 5 333

                  (пн-пт з 9:00 до 18:00)
                  Або напишіть за адресою:

                  support@vchasno.ua
                  Наш сайт:

                  vchasno.ua