Ярлики
1) На сторінці переліку документів оберіть ті, котрим потрібно призначити ярлик.

2) Натисніть в шапці таблиці на іконку "Ярлики"
Або ж перейдіть на сторінку документу, знайдіть блок ярликів з правого боку, знизу та натисніть лінк "Редагувати ярлики".
  • Введіть назву ярлика в поле пошуку.
Ярлики — позначки для документа, за допомогою котрих ви можете групувати та зручно шукати документи за будь-якою ознакою (напр. назва відділу, тип документу і т.п.). Ярлики схожі на папки, різниця лише в тому, що у кожного документа може бути необмежена кількість ярликів, таким чином, зручніше можна проводити пошук за декількома параметрами.


Як призначити ярлики документам?
3) У вікні, що з'явилось, в полі пошуку ярликів, вкажіть новий або вже існуючий ярлик. Далі, натисніть "Зберегти", щоб додати обрані ярлики до документа.



Для створення нового ярлика після введення назви натисніть лінк "Створити новий ярлик"
Як шукати за ярликами?


  • На сторінці переліку документів (у лівому боці, знизу) знайдіть блок "Ярлики". Там оберіть потрібні ярлики. Щоб обрати декілька ярликів, обирайте їх, утримуючи клавішу Ctrl.
Ви в будь-який момент можете редагувати ярлики на документах. Процедура така ж, я к і в призначенні ярликів. Для видалення ярлика з документу зайдіть в додавання ярликів та натисніть біля існуючого ярлика на хрестик.


Налаштування доступів до документів по ярликам

Присвоївши співробітникам необхідні ярлики, ви можете автоматично давати доступ до перегляду документів з такими ж ярликами. Дані налаштування будуть працювати для тих співробітників, хто не може дивитися всі документи компанії.

Детальніше про налаштування прав доступів співробітників
Запрошення співробітників
Як запросити співробітника?

  1. В обліковому записі вашої компанії знайдіть в верхньому правому куті зображення силуету людини з плюсом, натисніть на нього.
4. Співробітнику на вказану електронну адресу сервіс відправить листа із запрошенням до реєстрації. Реєстрація буде спрощена, без перевірки електронного підпису.
За кожною компанією на «Вчасно» може бути закріплена необмежена кількість співробітників. На тарифікацію кількість співробітників не впливає. Для кожного співробітника можна налаштувати певні права доступу для роботи з документами.

Після реєстрації нового співробітника, він буде мати обмежені права на перегляд документів (не буде бачити всі документи компанії). Щоб відредагувати права доступу до документів, перейдіть до меню налаштувань прав доступу.
2. Оберіть із випадаючого меню пункт "Запросити співробітника"
3. У новому вікні пропишіть e-mail адресу вашого співробітника та натисніть кнопку "Надіслати запрошення"
Вам будуть доступні такі дії:

  • Запросити співробітника — зможете запросити до вашої компанії колегу, щоб він/вона могли працювати з документами компанії у «Вчасно». Цей співробітник зможе зареєструватися без КЕП/ЕЦП, оскільки запрошення відправляється від довіреної особи.
  • Запросити контрагента — зможете запросити співробітника компанії, з котрою хочете обмінюватися документами.
  • Запросити контрагентів з переліку контактів вашої компанії — масове запрошення до сервісу всіх контрагентів, котрих ви внесли до списку контактів.
Налаштування прав, сповіщень співробітника
  1. В обліковому записі компанії на Вчасно натисніть на поле в верхньому правому куті з назвою вашої компанії, з'явиться випадаюче меню, в якому потрібно вибрати "Налаштування компанії"
    5. Якщо ви співробітник зі статусом "Адміністратор", то зможете генерувати собі і колегам токен для інтеграції з 1С чиавторизації по API
    Щоб налаштовувати права доступу співробітників, потрібно мати статус "Адміністратора" компанії на Вчасно. Отримати його можуть співробітники, які пройшли валідацію КЕП/ЕЦП (підтвердили, що мають КЕП компанії та знають до нього пароль), або по запиту до вашого менеджера сервісу Вчасно.
    2. Ви потрапите в меню Налаштувань облікового запису. Далі прокрутіть сторінки вниз і знайдіть блок "Співробітники"

    За необхідності (якщо багато співробітників), можна скористатися пошуком, вказавши ім'я чи email вашого колеги.

    3. Оберіть співробітника, у котрого бажаєте налаштувати права доступів.
    4. Ви побачите перелік прав співробітників з відміченими пунктами. Згідно з політикою вашої компанії, надайте співробітнику необхідні права роботи з документами. Для цього натисніть на поле вибору. Такі права можна як надати. так і забрати.
    6. Кожному співробітнику можна налаштувати сповіщення від Вчасно, котрі потрібно чи не потрібно отримувати на пошту.
    7. Доступ до документів за ярликами

    В цьому блоці користувач з правами адміністратора на Вчасно можете вказати ярлики, до документів з котрими співробітник автоматично отримає доступ. Доступні співробітнику ярлики будуть відображатися під рядком введення ярликів. За необхідності, їх можна редагувати.

    Налаштування ярликів варто застосовувати до співробітників з вимкненим налаштуванням "Перегляд всіх документів компанії", що описано в п. 4 цієї інструкції.

    8. Додатково можна встановити обмеження доступу до сервісу за ip-адресою
    9. В разі необхідності, співробітника можливо видалити із вашої організації.
    Додавання ще однієї компанії в обліковому записі
    4. Далі, оберіть зі списку АЦСК, що видавав ключі, вкажіть пароль до ключів та натисніть кнопку "Зчитати"
    2. Щоб ми впевнилися, що даємо доступ до документів нової компанії співробітнику, котрий дійсно має на це право, розпочніть валідацію КЕП/ЕЦП — натисніть кнопку "Продовжити" .
    3. На першому кроці валідації вам потрібно буде вказати шлях до ваших ключів ЕЦП/КЕП. Для цього натисніть кнопку "Вказати ключ КЕП/ЕЦП" та оберіть ключ на комп'ютері. Підходять електронні ключі, якими ваше підприємство підписує звітність. Ми підтримуємо ключі всіх діючих АЦСК в Україні.

    Звертаємо увагу, що підходять електронні ключі в форматах:

    dat (Key-6.dat), zs2, sk, jks, pk8


    5. Вам відобразиться інформація про компанію. Уважно перевірте її, якщо все вірно, натисніть "Підтвердити".

    Якщо у вас ключі від декількох підприємств і ви обрали не той, натисніть на блакитний напис "Обрати інший ключ" та оберіть інший ключ КЕП/ЕЦП.
    Вітаємо вас! Ви успішно додали нову компанію в сервісі Вчасно. Тепер ви можете отримувати вхідні документи та відправляти документи від ще однієї вашої компанії.

    Натисніть "Переглянути нову компанію" та починайте обмінюватися електронними документами з вашими контрагентами!
    1. В сервісі Вчасно натисніть на назву Вашої компанії (верхній правий кут сайту), у випадаючому меню натисніть "Додати компанію".
    Імпорт контактів
    1. Щоб імпортувати список контактів вашої компанії, зайдіть в меню налаштувань та оберіть пункт "Контакти компанії"
    2. Натисніть кнопку "Імпортувати"
    3. Далі, створіть таблицю в доступній вам програмі (Microsoft Excel, Google Таблиці, Numbers і в будь-яких аналогічних сервісах) з чіткою відповідністю стовпців, як вказано на зображенні.

    Також, зі сторінки імпорту можливо зберегти шаблон. Натисніть для цього відповідний напис.

    Обов'язковий для заповнення перший стовпчик - ЄДРПОУ. Інші стовпці ви можете заповнити за бажанням.
    4. Натисніть кнопку "Завантажити контакти контрагентів" та оберіть на комп'ютері раніше збережений файл із розширенням .csv.

    5. Якщо все вірно, у вас має з'явитися вікно з інформацією про завантаження контактів. Відобразиться інформація про загальну кількість контактів, скільки завантажено успішно, скільки не вдалося завантажити. Якщо є контакти, котрі не вдалося завантажити, ви можете їх переглянути за посиланням "Перелік невалідних контактів".
    Контакти компанії — це розділ, в якому записуються всі компанії, з котрими ви обмінюється документами. Це дозволяє при відправці документів підказувати вам реквізити ваших контрагентів, щоб не потрібно було їх вказувати вручну. Також при завантаженні документів із 1С, електронні адреси зі списку контактів можуть бути автоматично підставлені в реквізити відправки документа, що спрощує масові відправку документів із «Вчасно».

    Для зручності, ви можете попередньо імпортувати список контактів, а не наповнювати його власноруч чи чекати доки буде відправлений документ.
    Контакти завантажено! Для продовження роботи в сервісі, натисніть кнопку "До контактів".
    В полі "Головний отримувач" потрібно поставити "1", якщо бажаєте, щоб цей контакт був пріоритетним. Або залиште це поле пустим, щоб вказаний контакт автоматично не вказувався по компанії.

    Для імпорту контактів, збережіть підготовлений файл в формат CSV.
    Зателефонуйте нам:

    +38 044 392 0 300

    +38 063 460 5 333

    +38 050 416 5 333

    +38 067 460 5 333

    (пн-пт з 9:00 до 18:00)
    Або напишіть за адресою:

    support@vchasno.ua
    Наш сайт:

    vchasno.ua