Архів документів
Архів – простір для надійного зберігання завершених документів у сервісі «Вчасно».
👉 Зберігайте опрацьовані документи окремо, щоб вони не заважали в роботі з новими.
👉 Права на видалення документів із архіву та на переміщення документів у архів / назад до документів налаштовуються окремо.
👉 Зручно переміщати документи в архів та за потреби повертати їх на доопрацювання.
👉 Фільтруйте документи по звичним статусам та набору фільтрів.
Як перенести документи в архів?
Просто натисніть відповідну кнопку із сторінки перегляду документа, або з масових дій із документами.
Переносити документи в архів може будь-який співробітник, який має на це право, але документ має бути із завершеним процесом підписання.
В архіві можна виконувати всі дії з документами, окрім підписання. Якщо документ варто допідписати, наприклад печаткою, то варто спочатку цей документ витягти з архіву.
Додаткові окремі налаштування для архіву:
1. Право перенесення документів у архів та повернення із архіву до розділу документів.
Регулюйте, хто зі співробітників може переміщати документи в архів та назад.
2. Окреме право на видалення документів.
Обмежуйте перелік співробітників, котрі можуть відправляти та погоджувати запити на видалення документів саме із архіву.
Так, зменшується вірогідність випадкове видалення архівованих документів через неуважність.
Налаштовується це у розділі Співробітники: оберіть потрібного співробітника та активуйте чи деактивуйте право видалення документів із архіву.
Як отримати доступ до архіву?
Архів вмикається при купівлі тарифів Архів 1000 чи Архів 5000 та на тарифі Максимальний. Протестувати архів ви можете при включенні тестового періоду.
Скільки документів доступно для зберігання в архіві?
За кожним обраним веб тарифом є дозволена кількість документів на перегляд. Якщо даної кількості замало, то ви можете обрати тариф Архів на потрібну кількість докуменів для перегляду.
Тариф Архів 1000 має до 1000 документів + та кількість документів, яка була доступна на обраному веб-тарифі.
В Архів 5000 доступно, відповідно, до 5000 документів + та кількість документів, яка була доступна на обраному веб-тарифі.
У тарифі Максимальний немає обмежень на кількість документів у архіві.