Сценарії документів

У вашій компанії існує своя технологія та порядок підписання певних типів документів. «Вчасно» допоможе ще краще налагодити та пришвидшити цей процес. Ми створили можливість призначити документам наперед прописані сценарії підписання. Це допоможе: зекономити час та внутрішні ресурси компанії, уникнути плутанини. У зручній відео-інструкції розкажемо на прикладах, як це працює:

• як зробити сценарій для автоматичної обробки;
• як вручну застосувати сценарій до документа;
• як застосувати сценарій до завантаженого документа.

Ми більш ніж впевнені, що у вашій компанії налагоджені процеси і більшість документів погоджується та підписується тими самими співробітниками
та у тій самій послідовності.

Задля економії часу, ми створили можливість присвоювати документам заздалегідь створені сценарії. Це означає, що документи, до яких було застосовано сценарій, надійдуть на погодження, підписання та перегляд усім потрібним співробітникам
у правильному порядку.

Перейдіть ліворуч в Налаштування компанії, оберіть розділ Налаштування функцій та натисніть «Створити сценарій»

У вікні, що відкрилося, вкажіть:
– назву сценарію (це може бути тип документу, для котрого створюється сценарій: акт виконаних робіт, договір з дилером, і таке інше)
– відповідальна особа (за замовчуванням при створенні сценарію проставляємо особу, що створює сценарій).
Важливо!!! Щоб сценарій працював відповідальна особа повинна мати доступ до всіх документів компанії або мати права адміністратора.
– умови, по яким має спрацьовувати ваш сценарій
– співробітників, що мають погодити;
– співробітники, що мають підписати документи;
– доступ співробітників до документів;
– додаткові параметри;
– ярлики

Після створення сценарію, його можна застосувати до будь-якого документу, що не є в процесі погодження або підписання – вхідним, вихідним, внутрішнім.

Так само використовуйте сценарії для вхідних документів, або вихідних, що були завантажені раніше.

Для цього перейдіть до документу, перейдіть в розділ Підпис та Погодження та натисніть клавішу Застосувати сценарій

У блоці картки сценарію у правому верхньому куті розташована панель швидких дій. Вона дозволяє копіювати, редагувати, видаляти та змінювати статус активності сценарію.

Керування діями

• Копіювання сценарію (іконка двох документів зі плюсом): Дозволяє швидко створити новий сценарій на основі існуючого. При натисканні відкривається вікно створення, де всі поля заповнені даними обраного сценарію, а до назви автоматично додається префікс «Копія». Ви можете внести необхідні корективи та зберегти новий сценарій, не налаштовуючи його з нуля.

• Редагування (іконка олівця): Відкриває налаштування сценарію для зміни його умов, учасників (погодження, підписання) або доступу до документів.

• Видалення (іконка кошика): Безповоротно видаляє сценарій із системи.

• Увімкнення / Вимкнення (перемикач/тумблер): Дозволяє швидко деактивувати сценарій без його видалення або знову зробити його активним для спрацювання.