Довідка Вчасно

Юридичні питання

Якими законодавчими актами регулюється порядок використання електронних документів та електронний документообмін?

Порядок використання електронних документів регулюється законом України «Про електронні довірчі послуги»

Організація електронного документообігу в компанії: загальні питання

У цій статті наведені важливі законодавчі акти, що регулують загальні питання організації електронного документообігу:

Бухгалтерський електронний документообіг та первинні документи в електронному вигляді

Всі вхідні та вихідні документи будуть зберігатися у хмарних дата-центрах Amazon S3 протягом 25-ти років та будуть доступні для перегляду в сервісі «Вчасно». Також ви зможете завантажити та зберегти документи на комп’ютер, сервер або будь-який інший носій.

Кадрові документи в електронній формі

УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003

У п. 1.4 зазначено, що цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

В такому випадку ДСТУ 4163-2003 говорить нам про те, як має виглядати документ та які реквізити містити, а ст. 3 ЗУ “Про електронний цифровий підпис” прирівнює ЕЦП до особистого підпису рукою.

Наказ Мін’юсту №1886/5 “Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання”

Звертаємо увагу, що у п.4 р.1, зазначено, що створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі погоджується з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Електронні документи під час перевірки

Перегляньте запис вебінару “Як пройти перевірку в податковій з електронними документами”

При виїмці державними органами можуть вилучатися оригінали електронних документів.

В цьому випадку документи надаються в наступному порядку:

Електронні документи записуються на компакт-диск з можливістю одноразового запису (носій типу CD-R або DVD-R). Відповідно до ст. 7 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом. Електронні носії передаються представникам державних органів. Після цього вони можуть перевірити підписи в електронних документах за допомогою надійного засобу ЕЦП. Засіб ЕЦП вони можуть отримати у розробника. Якщо при виїмці державні органи повинні отримати лише копії, то електронні документи роздруковуються на папері.

Паперові копії завіряються підписом керівника підприємства і печаткою в порядку, встановленому для паперових документів. Відповідно до статті 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» копією електронного документа на папері є візуальне подання його на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. Завірені копії документів передаються представникам державних органів.

Будь-який документ ви та інші зацікавлені особи можете перевірити на ресурсі Центрального засвідчувального органу.

У офіційній відповіді ДФС України підтверджує можливість оформлення, ведення та використання під час перевірок первинної документаціі в електронному вигляді із застосуванням ЕЦП.

https://tax.gov.ua/baneryi/podatkovi-konsultatsii/konsultatsii-dlya-yuridichnih-osib/67999.html

ДФСУ також зобов’язує регіональні органи державної податкової служби організувати роботу з урахуванням інформаціі наведеної у листі від 26.12.11 № 10406/7/18-4017, забезпечити її врахування при наданні податкових консультацій та проведенні контрольних заходів.

https://tax.gov.ua/elektronna-zvitnist/platnikam-podatkiv-pro/normativne-zabezpechennya/61655.html

Як підписати електронні документи заднім числом?

В електронному документі є один обов’язковий реквізит – мітка часу, виходить, що підписати документ “вчорашнім числом” не можна. Як податківці мають реагувати на ситуацію, коли документ від 31 січня (така дата в документі), а підписали його 15 лютого?

Тут варто розділити, що саме ми підписуємо – первинні документи чи договори-угоди, оскільки регулювання Договора ст. 640 та 641 ЦК

Про первинні бухгалтерські документи

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку визначені Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” .

Згідно з ст. 1 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” в чинній редакції, первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію.

Статтею 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” встановлено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факт здійснення господарської операції. Первинні документи можуть бути складені в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Отже, відповідно до норм чинного законодавства, первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Обов’язковим є наявність всіх передбачених законодавством реквізитів, в тому числі дати складання та ЕЦП.

Попередня редакція Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (редакція Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, яка була чинною до 03.01.2017) зобов’язувала платників податків складати первинні документи під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. З 03.01.2017 набула чинності нова редакція Закону, відповідно до якої вимогу щодо строку складання первинних документів скасовано. Наразі, первинні документи можуть бути складені не відразу після закінчення господарської операції, а через певний проміжок часу, що часто є актуальним на практиці.

Частиною другою ст. 6 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” встановлено, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відповідно до частини 5 ст. 9 Закону господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Дата складання, тобто фактична дата завершення операції, та дата підписання/накладення ЕЦП або як зазначено в ст. 6 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” дата завершення створення документу – це різні дати та мають різне юридичне значення для правил бухгалтерського обліку.

Так, первинний документ, який фіксує подію, наприклад, плату за оренду приміщення з 01.01.2018 по 30.01.2018 має містити дату складання – 30.01.2018 (відповідно до вимоги ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” ), а підписаним він може бути пізніше, оскільки вимога про безпосередність складання і підписання документу по завершенню операції прибрана із Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” з 03.01.2017.

І саме з огляду на те, що тепер підписання документу та складання може бути розірвано в часі, то на нашу думку, накладання ЕЦП і дата складання документу – різні події, які можуть бути також розірвані в часі.

Однак, на практиці ми стикаємось з такою позицією, коли клієнти посилаючись на норми про завершення складання документу і те, що бухгалтер може відобразити операцію лише на підставі первинного документу, говорять про те, що операція може бути відображена лише в тому періоді, в якому мало місце завершення складання документу.

В той же час, така позиція суперечить вимогам чинного законодавства а саме ч. 5 ст. 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, якою передбачено, що господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

На прикладі обліку доходів і витрат для визначення бази оподаткування податком на прибуток, Міністерство фінансів України в листі № 31-11410-06-5/11705 від 22.04.2016 зазначає, що для визнання витрат, щодо яких на момент складання фінансової звітності не отримано первинних документів від контрагентів, відповідальною особою складається та передається до бухгалтерської служби документ (наприклад, бухгалтерська довідка) із зазначенням розрахункової суми витрат.

Судова практика