Довідка Вчасно

Як почати надсилати електронні документи

Ми розповімо, як найкраще впровадити надсилання електронних документів у вашу компанію.
Зробіть 4 прості кроки та припиніть витрачати час на нудну роботу та кошти на папірці.

 

Залишити запит на консультацію

4 кроки переходу на ЕДО

1

Знайомство із сервісом

Функціонал "Вчасно" дуже простий і схожий на будь-який email сервіс, тому, знайомство, зазвичай проходить дуже швидко!

2

Підготовка контрагентів

Для того, щоб для ваших контрагентів не стало несподіванкою, що ви переходите на електронний документообіг, їх бажано попередити.

3

Перша відправка

Завантажте та надішліть документи контрагентам. Ви маєте 50 документів для надсилання безкоштовно за умови використання веб-кабінету.

4

Інтеграція

Ми налаштуємо інтеграцію з вашою 1С або розповімо, як інтегруватись з іншими обліковими системами, а також вашим сайтом!

Як це працює?

Знайомство із сервісом “Вчасно”
Ми рекомендуємо прописати в обліковій політиці компаніїї вимоги до первинних документів компанії і видати Наказ на електронний документообіг.
Почніть з запрошення співробітників, котрі працюють з документами у “Вчасно”, та надайте їм необхідні права доступу.
Інструкція “Як налаштувати роботу співробітників?”
Функціонал “Вчасно” дуже простий і схожий на будь-який email сервіс, тому, знайомство, зазвичай, проходить дуже швидко. Радимо звернути увагу на такі можливості:
– Завантаження документів у “Вчасно”
– Підпис та надсилання
– Внутрішнє погодження
– Ярлики
– Сценарії документівВідеоінструкція “Огляд можливостей Вчасно”
або Зверніться до нас і ми підкажемо вам щодо можливостей “Вчасно”.
Підготовка контрагентів до обміну документами онлайн

Для того, щоб для ваших контрагентів не стало несподіванкою, що ви переходите на електронний документообіг, їх бажано попередити.

Проінформувати контрагентів можна декількома способами:
– Напишіть персонального листа компаніям-контрагентам або, якщо їх багато, зробіть розсилку. З нашого досвіду цей спосіб працює найкраще.
Шаблон листа (Скопіюйте тіло листа, вставте у ваш лист та заповніть пусті поля у тексті)
– Надішліть спеціально підготовлене запрошення прямо з сервісу “Вчасно”.
Інструкція “Як запросити контрагентів у Вчасно”

Також бажано підписати з контрагентами додаткову угоду до договору про те, що ви будете обмінюватись документами в електронному вигляді. До речі, це може бути ваш перший надісланий електронний документ 🙂
Шаблон додаткової угоди

Перша відправка
Першу відправку можна робити на всіх контрагентів одразу, або ж ви можете спершу перевірити, хто з ваших партнерів вже зареєстрований у “Вчасно” і почати пілот з ними.
Інструкція “Як перевірити, хто з моїх контрагентів вже у Вчасно?”Що обо’язково потрібно для надсилання документів:
– Ключ КЕП (кваліфікованого електронного підпису). Він у вас є, адже це той самий ключ, котрим ви підписуєте податкову звітність.
Інструкція “Як отримати КЕП/ЕЦП?”
– Email і номер ЄДРПОУ або ІПН компанії контрагентаДля першої відправки ми радимо взяти до 3-х типів документів, наприклад, договори + акти + рахунки і поступово вводити в процес інші типи, наприклад, внутрішні документи.

Інтеграція з вашою обліковою системою

Якщо ви користуєтесь обліковою системою (ERP) і у вас велика кількість документів, варто почати з інтеграції для швидкої та зручної роботи.

Зверніться до нас і ми налаштуємо інтеграцію з 1С або надамо інформацію, як інтегруватись з іншими обліковими системами чи вашим сайтом.
Читати про можливості інтеграції

Якщо ж у вас немає облікової системи, скористайтесь зручним веб-кабінетом “Вчасно”.