Як почати надсилати електронні документи
Забудьте про паперові документи та нескінченні витрати часу. У «Вчасно» перехід на електронний документообіг займає лише 3 кроки — і ви готові працювати сучасно та зручно.
3 кроки переходу на ЕДО
Знайомство із сервісом
Функціонал «Вчасно» дуже простий і схожий на будь-який email сервіс, тому, знайомство, зазвичай проходить дуже швидко!
Підготовка контрагентів
Для того, щоб для ваших контрагентів не стало несподіванкою, що ви переходите на електронний документообіг, їх бажано попередити.
Перша відправка
Завантажте та надішліть документи контрагентам. Ви маєте 25 документів для надсилання безкоштовно за умови використання веб-кабінету.
Як це працює?
Знайомство із сервісом «Вчасно»
Ми рекомендуємо прописати в обліковій політиці компаніїї вимоги до первинних документів компанії і видати Наказ на електронний документообіг.
Функціонал «Вчасно» дуже простий і схожий на будь-який email сервіс, тому, знайомство, зазвичай, проходить дуже швидко. Радимо звернути увагу на такі можливості:
Підготовка контрагентів до обміну документами онлайн
Для того, щоб для ваших контрагентів не стало несподіванкою, що ви переходите на електронний документообіг, їх бажано попередити.
Проінформувати контрагентів можна декількома способами:
- Напишіть персонального листа компаніям-контрагентам або, якщо їх багато, зробіть розсилку. З нашого досвіду цей спосіб працює найкраще.
Шаблон листа (Скопіюйте тіло листа, вставте у ваш лист та заповніть пусті поля у тексті) - Надішліть спеціально підготовлене запрошення прямо з сервісу «Вчасно».
Інструкція «Як запросити контрагентів у Вчасно»
Також бажано підписати з контрагентами додаткову угоду до договору про те, що ви будете обмінюватись документами в електронному вигляді. До речі, це може бути ваш перший надісланий електронний документ 🙂
Перша відправка
Першу відправку можна робити на всіх контрагентів одразу, або ж ви можете спершу перевірити, хто з ваших партнерів вже зареєстрований у «Вчасно» і почати пілот з ними.
Інструкція «Як перевірити, хто з моїх контрагентів вже у Вчасно?»
Що обо’язково потрібно для надсилання документів:
- Ключ КЕП (кваліфікованого електронного підпису). Він у вас є, адже це той самий ключ, котрим ви підписуєте податкову звітність.
Інструкція «Як отримати КЕП/ЕЦП?» - Email і номер ЄДРПОУ або ІПН компанії контрагента. Для першої відправки ми радимо взяти до 3-х типів документів, наприклад, договори + акти + рахунки і поступово вводити в процес інші типи, наприклад, внутрішні документи.
Потрібна допомога з налаштуванням?
Залиште запит на консультацію — ми підкажемо, як найзручніше налаштувати роботу з документами у «Вчасно».