Версійність документів

⚠️ Зверніть увагу:
Якщо у вас інший вигляд інтерфейсу документа, працювати з версіями можна через меню праворуч — «Історія версій».

Що змінилося💡

✨Будь-який документ може мати версії – без додаткових налаштувань на етапі створення документа.

✨Можна створювати нову версію на будь-якому етапі, поки документ не підписано всіма сторонами.

✨Під час перегляду документів можна бачити всі зміни без переходу в редактор.

✨Більше не потрібно окремо створювати “чернетку”: усі зміни автоматично зберігаються у нову версію.

✨Компанії отримали налаштування, щоб обирати до яких типів документів заборонити створення версій.

Коли можна створювати нову версію💡

Створення нової версії доступне, якщо документ:

• ще не завершений (не має статусу “Підписаний усіма” або “Отриманий”);
• відхилений – у такому випадку версія допоможе виправити недоліки та повторно надіслати документ

⚠️ Для документів у статусі “Підписаний усіма” або “Надісланий/Отриманий” нові версії створювати неможливо.

У системі оновлено логіку роботи з версіями документів. Тепер процес взаємодії з контрагентом став більш прозорим, що виключає розбіжності у змісті документа між сторонами.

1. Порядок завантаження та надсилання документа
Щоб розпочати роботу з документом у новій версійності, дотримуйтесь такого алгоритму:

• Черговість підписання: Під час завантаження документа необхідно відразу встановити контрагента (отримувача) першим у черзі на підпис або перегляд.
• Надсилання: Тільки після визначення отримувача першим у черзі система активує можливість надіслати документ із поточними версіями контрагенту.

Як створити нову версію

Є два способи створити версію:

1. У редагуємому форматі (doc, docx, xls, xlsx)

• • Відкрийте документ.
  • Натисніть кнопку “Правити у редакторі” у панелі над документом, або у розділі “Версії” в правій частині сторінки.

• Документ відкриється у вбудованому редакторі.
  

Після внесення правок в документі натисніть ліворуч зверху на клавішу Зберегти та сервіс повертає вас на сторінку перегляду документу, де праворуч від документу можна переглянути внесені зміни. Після чого створюється друга версія документу, яку можна надіслати контрагенту.

Біля кожної з версій у вас є можливість натиснути на три вертикальні крапки та обрати:

• Переглянути версію
• Відкрити в новій вкладці 
  
• Завантажити версію  
  
• Видалити

Також навівши на Версія 1 у вас є змога Додати опис змін до версії, який дає розуміння, які зміни було внесено в дану версію без потреби у перегляді версії.   

2. Для інших форматів (PDF, TXT, тощо) 

• • Відкрийте документ.
  • У панелі справа оберіть розділ “Версійність” та натисніть кнопку “Вивантажити версію”.

• Оберіть файл на комп’ютері та підтвердьте завантаження.
• Сервіс створить нову версію документа з цим файлом.

Хто може створювати версії

• Усі користувачі, які мають доступ до документа і дозвіл на створення версій у налаштуваннях компанії.
• Одночасно працювати над однією версією може лише один користувач, щоб уникнути конфліктів змін.
• Версії можна додавати, поки документ не відправлений контрагенту або поки не завершено процес підписання.

Субверсії

Якщо згідно з процесом обробки документа, сценарію (якщо у користувача є така функціональність) мають погодити чи внести правки декілька відповідальних осіб в рамках компанії, вони можуть створювати відповідні субверсії. Ці субверсії нумеруються як 1.1, 1.2, 2.1, 2.2 Субверсії тощо, відображаючи послідовні внутрішні правки в рамках основної версії. Контрагент же отримує останню фінальну версію як Версія 2 чи Версія 3 відповідно.

Видалення версії

Повне видалення файлу. Ця дія є незворотною.

Хто може видалити:

• Лише користувач, який створив цю версію.
• Користувач, що має спеціальний дозвіл “Видалення версій документу інших співробітників” (його може надати адміністратор). Це дозволяє видаляти не тільки свої, але й версії колег.

Умови видалення:

• Можна видаляти лише останню версію.
• Видалення внутрішньої версії можливе без додаткового погодження інших учасників.
• Видалення версії, яка вже була відправлена Контрагенту, неможливе напряму. У такому випадку необхідно спочатку відкликати версію, а вже потім її видалити (див. розділ “Відкликання версії”).
  Кожна дія з видалення версії буде відображатись в історії дій з документами.

Відкликання версії

Відкликання версії – це повернення її на доопрацювання вашою компанією після того, як ця версія вже була надіслана контрагенту. Це більш гнучкий підхід, ніж видалення, оскільки дозволяє продовжити роботу з останніх змін і не потребує повної переробки версії заново.

Відкликати версію можна лише до моменту, поки Контрагент не створив свою власну версію документа. Якщо Контрагент вже додав нову версію, це означає, що певна робота вже проведена. У такому випадку, Контрагенту спочатку потрібно буде видалити свою версію, і лише після цього відправник зможе відкликати свою.

Після відправки версії на ознайомлення контрагенту, у вас відобразиться інформаційне сповіщення “Відкликати версію”

Якщо ви вже надіслали документ, який було конвертовано у формат PDF та завірено вашим електронним підписом (ЕЦП/КЕП), але виникла потреба внести зміни, контрагент може ініціювати оновлення самостійно:

1. Отримувач (контрагент) відкриває документ у своєму кабінеті.
2. На боковій панелі праворуч необхідно розгорнути розділ «Версійність».
3. Контрагент може завантажити нову версію документа безпосередньо у цей розділ.

Завантаження нової версії контрагентом автоматично зупиняє роботу над старою копією та запускає новий процес версійності для актуального документа.

Зверніть увагу: Така механіка дозволяє оперативно вносити правки навіть у вже підписані з одного боку PDF-файли, зберігаючи всю історію змін в одній картці документа.

Налаштування роботи з версіями

З оновленням функціоналу версійності, кожен документ потенційно може стати версійним, навіть після його підписання однією зі сторін. Це надає більше гнучкості, але ми розуміємо, що деяким компаніям може знадобитися більш тонке керування цим процесом. Тому ми пропонуємо розширені налаштування, які дозволять вам повністю контролювати, як ваша компанія працює з версіями.

Навіщо потрібні ці налаштування?

1. Самостійно визначати, з якими типами документів ви хочете працювати як з версійними, а з якими – ні.
2. Гнучко налаштовувати можливість створення версій за типами документів.
3. Визначати, які саме співробітники можуть додавати версії до документів, а хто – ні.

У Налаштуваннях функцій з’явиться новий блок “Налаштування роботи із версіями”
У цьому блоці буде відображено перелік зовнішніх та внутрішніх типів документів.  Компанія може обрати ті типи, котрі потрібно дозволити до версійності.

Змінювати ці налаштування можуть лише користувачі, які мають право на зміну відповідного блоку в налаштуваннях компанії. Для цього в групі “Адміністративні права” додано пункт “Налаштування роботи із версіями”.

Вимоги до налаштувань співробітника щодо завантаження/створення версій

У налаштуваннях співробітника, в розділі “Дії з документами”, буде додано новий пункт “Створення чи завантаження версій документів“.
У разі відключення доступу до завантаження/створення версій у співробітника будуть заблоковані кнопки редагування онлайн / завантаження версії документа. При наведенні курсора на заблоковані кнопки з’явиться спливаюча підказка  з повідомленням: “У вас немає дозволу на роботу із версіями”