PDF-шаблони документів

PDF-шаблони – це спосіб створювати документи з фіксованою структурою, де користувач заповнює лише визначені поля. Інший вміст документа змінити неможливо.

Це допомагає уникнути помилок, зберегти правильний формат документа та значно пришвидшити роботу з типовими документами.

Для чого потрібні PDF-шаблони

PDF-шаблони стануть у пригоді, якщо ви регулярно працюєте з однотипними документами:

• рахунки, акти, накладні
• заяви та довідки
• кадрові документи
• типові договори

Ви один раз створюєте шаблон – і далі просто заповнюєте потрібні поля без ризику змінити важливі частини документа.

Що можна робити за допомогою PDF-шаблонів

• Створювати шаблони на основі готових PDF-файлів.
• Додавати поля для заповнення (текст, число, дата, список, чекбокс).
• Ділитись посиланням на ваші шаблони із контрагентами.
• Швидко створювати документи за шаблоном.

У результаті ви отримуєте готовий документ із правильно заповненими даними, який одразу можна підписати та надіслати.

Як створити PDF-шаблон 📄

1. Перейдіть до розділу «Шаблони» та натисніть «Створити шаблон» → «Завантажити існуючий».

2. Оберіть PDF-файл на вашому комп’ютері – він відкриється в редакторі шаблонів.

3. Додайте поля в потрібних місцях документа – перетягуванням із правої панелі або кліком на тип поля. Або скористайтесь автоматичним розпізнаванням полів за допомогою ШІ.

4. Для кожного поля вкажіть:

• • Назву поля (наприклад: «Сума», «Дата», «ПІБ»)
  • Чи є поле обов’язковим
  • Підказку для того, хто буде заповнювати
  • Налаштуйте візуальний стиль поля (шрифт, розмір тексту, вирівнювання і т.д.)

5. Налаштуйте параметри шаблону в правій панелі:

• Назва шаблону
• Тип документа
• Хто підписує (одна сторона / обидві / внутрішній документ)

6. Натисніть “Зберегти” для збереження шаблону.

Розпізнавання полів за допомогою ШІ ✨

Щоб не розставляти поля вручну, скористайтесь кнопкою «Додати поля за допомогою ШІ» – вона розташована у верхній частині правої панелі поруч із заголовком «Поля для заповнення».
ШІ проаналізує ваш документ і автоматично:

• • розставить поля в потрібних місцях на документі,
  • визначить тип кожного поля (текст, число, дата, список, галочка),
  • підпише назву поля,
  • додасть підказку для заповнення.

Після розпізнавання ви можете перевірити результат і за потреби:

• підкоригувати або перемістити будь-яке поле,
• додати поля, які ШІ не розпізнав,
• налаштувати візуалізацію тексту – шрифт, розмір і колір.📌 Розпізнавання – це стартова точка, а не фінальний результат. Завжди перевіряйте розставлені поля перед збереженням шаблону.

Які є типи полів

У шаблоні можна використовувати такі поля:

• • • Текст – для довільного введення тексту.
    • Число – лише числові значення в полі для введення.
    • Дата – вибір або введення дати.
    • Список – вибір одного варіанту із підготовленого списку.
    • Галочки – відмітка (наприклад, для згоди).

Як поділитися шаблоном 🔗

• • 1. Під час налаштування шаблону активуйте налаштування “Публічний шаблон”.
    2. Збережіть шаблон
    3. Із переліку шаблонів оберіть потрібний і через додаткове меню скопіюйте посилання.

Створення документа за шаблоном

• • Відкрийте потрібний шаблон
  • Заповніть доступні поля
  • Натисніть Створити документ
  • Перейдіть до документа
  • Підпишіть його або призначте підписантів