Як запросити співробітника та налаштувати права доступу
Щоб налаштувати зручну та швидку роботу співробітників та надати їм можливість працювати з документами вашої компанії, запросіть їх до сервісу «Вчасно». У детальній відео-інструкції розповідаємо:
- як запросити співробітника;
- як налаштувати права доступу.
Далі для вашої зручності надаємо покрокову інструкцію, як запросити співробітника та налаштувати права доступу, також у текстовому форматі.
1. Запросіть співробітників у «Вчасно»
1) Натисніть на іконку «Запрошення» в шапці сайту та оберіть пункт «Запросити співробітника».
2) Вкажіть email співробітника.
3) Надішліть запрошення.
Співробітнику прийде лист-запрошення на вказану пошту, в котрому буде посилання на реєстрацію. Він зможе зареєструватись та потрапити до вашої компанії без перевірки за допомогою КЕП/ЕЦП.
2. Налаштуйте їм права доступу
У вас відкривається вікно для заповнення, вкажіть пошту вашого співробітника та його посаду в компанії.
Активуйте “Налаштувати права доступу співробітника до документів та налаштувань компанії“.
При відкритті детального налаштування прав ви побачите стандартний перелік налаштувань, які можна одразу налаштувати при запрошенні.
За замовчуванням активується стандартний перелік прав, як і при реєстрації нового співробітника.
Налаштувати такі права можуть лише адміністратори компанії або користувачі, котрі можуть запрошувати і налаштовувати права доступу іншим співробітникам.
3. Налаштуйте групи/відділи та доступ до певних документів
1) Перейдіть на сторінку «Налаштування компанії.
2) У блоці «Ярлики” натисніть кнопку «Надати доступ до документів за ярликами».
3) У вікні, що відкриється, у першому полі вкажіть співробітників, котрих хочете згрупувати.
4) У другому полі вкажіть ярлик з назвою групи.
5) Натисніть «Зберегти»
Тепер, призначаючи ті самі ярлики документам, ви будете надавати вказаним співробітникам до них доступ.
4. Погоджуйте документи зі співробітниками
Внутрішнє погодження – це функціонал, котрий дозволяє отримати підтвердження відповідальних співробітників, що вони згодні з документом.
Погодження відбувається без накладення КЕП/ЕЦП та на будь-якому етапі підписання документу. У ньому можуть взяти участь тільки співробітники компанії. Результати не будуть доступні вашому контрагенту.
5. Підписуйте документи послідовно або почергово зі співробітниками
При завантаженні документів ви можете вказати співробітників, що мають підписати та налаштувати паралельне або почергове підписання.
Вказати можна лише тих колег, що на момент завантаження документу зареєстровані у «Вчасно».
Паралельне підписання — співробітники зможуть підписати документи у будь-якій послідовності.
Почергове підписання — співробітники зможуть підписати документи тільки у вказаному порядку. Порядок можна змінювати, переміщаючи дані підписанта догори/донизу.