Часті питання
Що таке Вчасно?
«Вчасно» — це сервіс миттєвого обміну електронними документами, що дозволяє підписувати, надсилати, отримувати та зберігати документи онлайн. «Вчасно» не потребує жодного спеціального програмного забезпечення, лише браузер та доступ до мережі Інтернет.

Сервіс «Вчасно» створений для компаній, підприємців та фізичних осіб, який допомагає просто і швидко підписувати, обмінюватися та зберігати документи в електронному вигляді. Сервіс створений для економії вашого часу і грошей.
Де будуть зберігатися всі документи?
Всі вхідні та вихідні документи будуть зберігатися у хмарних дата-центрах Amazon S3 протягом 3-х років та будуть доступні для перегляду в сервісі «Вчасно». Також ви зможете завантажити та зберегти документи на комп'ютер, сервер або будь-який інший носій.
Чи безпечно зберігати документи у сервісі Вчасно?
Our company works according to the principle of individual approach to every client. This method lets us to get success in problems of all levels.
Якими законодавчими актами регулюється порядок використання електронних документів та електронний документообмін?

Порядок використання електронних документів регулюється законом України «Про електронні довірчі послуги»
Що таке КЕП/ЕЦП (електронно цифровий підпис)?
Електро́нний цифровий підпис (КЕП/ЕЦП) — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

КЕП/ЕЦП дозволяє однозначно визначити особу, що підписала документ та забезпечує контроль цілісності та незмінності документа при його передачі контрагенту або перевіряючим органам. При будь-якій випадковій або навмисній зміні документа підпис стане недійсним.

Зазвичай, це файли з розширенням: dat, zs2, sk, jks, pk8, pfx

В мене немає КЕП/ЕЦП. Що робити?
Це малоймовірно, якщо ви подаєте звітність до ДФС через Інтернет. Ключі, що ви застосовуєте для подання звітності, є надійним засобом і можуть повноцінно використовуватися для документообігу.

Якщо ви впевнені, що не маєте ключів КЕП/ЕЦП, для їх отримання ми радимо звернутися до:
- органу ДФС
- Приватбанку
- АЦСК Україна
або будь-якого іншого авторизованого центру сертифікації ключів
приблизний перелік документів можна прочитати тут:
vin.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/111097.html

Дізнатись більше
Яке програмне забезпечення потрібно для роботи з сервісом Вчасно?
Вчасно – це онлайн сервіс, тому ніякого спеціального програмного забезпечення не потрібно, лише браузер та доступ до мережі Інтернет.
Як підписати електронний документ заднім числом?
В електронному документі є один обов'язковий реквізит – мітка часу, виходить, що підписати документ "вчорашнім числом" не можна. Як податківці мають реагувати на ситуацію, коли документ від 31 січня (така дата в документі), а підписали його 15 лютого?

Тут варто розділити, що саме ми підписуємо – первинні документи чи договори-угоди, оскільки регулювання Договора ст. 640 та 641 ЦК

Про первинні бухгалтерські документи

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку визначені Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" .

Згідно з ст. 1 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" в чинній редакції, первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію.

Статтею 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" встановлено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, що фіксують факт здійснення господарської операції. Первинні документи можуть бути складені в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Отже, відповідно до норм чинного законодавства, первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Обов'язковим є наявність всіх передбачених законодавством реквізитів, в тому числі дати складання та ЕЦП.

Попередня редакція Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (редакція Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", яка була чинною до 03.01.2017) зобов'язувала платників податків складати первинні документи під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. З 03.01.2017 набула чинності нова редакція Закону, відповідно до якої вимогу щодо строку складання первинних документів скасовано. Наразі, первинні документи можуть бути складені не відразу після закінчення господарської операції, а через певний проміжок часу, що часто є актуальним на практиці.

Частиною другою ст. 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" встановлено, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відповідно до частини 5 ст. 9 Закону господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

Дата складання, тобто фактична дата завершення операції, та дата підписання/накладення ЕЦП або як зазначено в ст. 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" дата завершення створення документу – це різні дати та мають різне юридичне значення для правил бухгалтерського обліку.

Так, первинний документ, який фіксує подію, наприклад, плату за оренду приміщення з 01.01.2018 по 30.01.2018 має містити дату складання – 30.01.2018 (відповідно до вимоги ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" ), а підписаним він може бути пізніше, оскільки вимога про безпосередність складання і підписання документу по завершенню операції прибрана із Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" з 03.01.2017.

І саме з огляду на те, що тепер підписання документу та складання може бути розірвано в часі, то на нашу думку, накладання ЕЦП і дата складання документу – різні події, які можуть бути також розірвані в часі.

Однак, на практиці ми стикаємось з такою позицією, коли клієнти посилаючись на норми про завершення складання документу і те, що бухгалтер може відобразити операцію лише на підставі первинного документу, говорять про те, що операція може бути відображена лише в тому періоді, в якому мало місце завершення складання документу.

В той же час, така позиція суперечить вимогам чинного законодавства а саме ч. 5 ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", якою передбачено, що господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

На прикладі обліку доходів і витрат для визначення бази оподаткування податком на прибуток, Міністерство фінансів України в листі № 31-11410-06-5/11705 від 22.04.2016 зазначає, що для визнання витрат, щодо яких на момент складання фінансової звітності не отримано первинних документів від контрагентів, відповідальною особою складається та передається до бухгалтерської служби документ (наприклад, бухгалтерська довідка) із зазначенням розрахункової суми витрат.


Зателефонуйте нам:

+38 044 392 0 300

+38 063 460 5 333

+38 050 416 5 333

+38 067 460 5 333

(пн-пт з 9:00 до 18:00)
Або напишіть за адресою:

support@vchasno.ua
Наш сайт:

vchasno.ua