Функціональність доступів до документів

Що таке приватний документ?

Приватний документ доступний лише обмеженому колу співробітників. У таблиці документів він не буде відображатися тим, хто не має до нього доступу.
При завантаженні документу у розділі Доступ ви можете відкрити документ на Спільний або Приватний перегляд.

Приватний документ бачать:

• Співробітник, який завантажив/отримав документ
• Підписанти та погоджувачі
• Користувачі або команди, яким надали доступ
• Адміністратор компанії
• Користувачі з дозволом “Перегляд всіх документів із приватним доступом”

⚠️ Компанія робить документ приватним лише для своїх співробітників. Контрагент сам обирає чи буде отриманий документ приватним для співробітників чи ні.

Налаштування приватності:

• Приватність можна вмикати або вимикати у будь-який момент (доки документ не видалено або не заархівовано).
• Активувати і деактивувати приватність може лише власник/отримувач документа і адміністратор компанії. Іншим співробітникам ця опція не доступна.

При доступі через команди:

• Доступ надається всім учасникам команди
• При зміні складу команди доступ додається або знімається автоматично

При додаванні команди відображається попередження:

Важливі обмеження 📌:

• Приватний документ не можна пов’язати з публічним або іншим приватним документом. Система пропонує змінити налаштування або вибрати інший документ.

• Якщо під час завантаження документу вказали, що документ приватний, то сценарій можна застосувати лише вручну. Це реалізовано для запобігання помилкового відкриття доступу до документа.
• Робота ярликів та налаштування доступу до документів
  Сервіс підтримує функціональність ярликів, які працюють як мітки для документів. Ярлик можна також додати до користувача — у такому разі він отримує доступ до всіх документів, що мають такий самий ярлик.

  Проте існує важливе уточнення щодо доступу:
  Якщо для документа встановлено “приватний” доступ”, то шеринг за ярликами не працює. Такий документ можуть переглядати лише користувачі, прямо зазначені у списку доступу.
  Якщо змінити доступ документа з “приватного” на “спільний“, шеринг за ярликами автоматично відновлюється, і всі користувачі з відповідними ярликами знову отримують доступ до документа.