Внутрішні документи
Детально розбираємо, що таке внутрішні документи та як працює внутрішнє погодження. Розказуємо у короткій відео-інструкції:
- як завантажити внутрішній документ;
- як налаштувати внутрішнє погодження.
Внутрішній документ — документ, що підписується тільки співробітниками вашої компанії та не надсилається контрагенту. До внутрішніх документів належать накази, розпорядження, акти введення в експлуатацію основних засобів, акти внутрішнього переміщення основних засобів, акти списання основних засобів та інші.
Що потрібно зробити, щоб працювати з внутрішнім документом у «Вчасно»:
1. Натисніть кнопку «Завантажити документ» у лівій верхній частині екрану
2. Активуйте перемикач Внутрішні документи.
2.2. Далі вкажіть співробітників, що мають підписати документи: оберіть у відповідному меню ваших колег, що мають підписати документ за допомогою ЕЦП/КЕП. Налаштуйте порядок підписання за потреби. Підписання може бути:
- Паралельне — співробітники зможуть підписати документи у будь-якій послідовності.
- Почергове — співробітники зможуть підписати документи тільки у вказаному порядку.
Після вибору співробітників для почергового підписання, ви можете змінювати порядок підписання ними документів. Для цього натискайте стрілки вгору чи вниз справа від email та імені вашого колеги. Також ви можете змінювати послідовність за допомогою курсору — затисніть курсор на співробітникові та перетягніть його вгору чи донизу.
Варто відмітити, що можливість підписати документи буде лише у тих користувачів, кого ви вкажете під час завантаження документу.
3. Натисніть Завантажити документ.
Після завантаження документів сервіс проінформує ваших колег на email про те, що для них є документи на підпис. Якщо було обрано почергове підписання, то й інформування співробітників буде відправлятися в момент, коли настає їхня черга підписувати документ.
ТИПИ ВНУТРІШНІХ ДОКУМЕНТІВ
Компанія має можливість створювати власні типи внутрішніх документів! Назви та кількість цих типів визначаються самостійно. Ці типи документів застосовуються лише до внутрішніх документів і доступні на тарифах, де передбачена робота з внутрішніми документами.
Створення внутрішніх типів документів
Для того, щоб створити потрібний Тип документу потрібно:
– обрати розділ Налаштування функцій ліворуч в кабінеті;
– знайдіть на сторінці розділ “Створити нові типи документів”, вкажіть потрібний тип та оберіть Зберегти.
Вони будуть доступні при завантажені документу, редагуванні та при налаштуванні сценарію.
Увага! Створювати такі типи документів може тільки адміністратор компанії.
Під час завантаження документу і активації перемикача Внутрішні документи ви зможете обрати вже створений тип в розділі Інформація про документ.
Якщо буде обрано двосторонній документ чи багатосторонній, дані типи не будуть відображатись.
При наведені на потрібний тип документу адміністратор може редагувати назву, при цьому тип зміниться і для старих документів, де такий тип раніше називався інакше.
В даному меню адміністратор також може видалити непотрібний тип документу, якщо його вже не будуть використовувати при подальшій обробці документів. При цьому зберігається старий тип документу до вже існуючих документів у системі.
Важливо!
Новий тип документів можна використовувати у сценаріях, але не у поєднанні із умовами, де використовуються двосторонні чи багатосторонні документи, не у поєднанні із умовою по коду ЄДРПОУ контрагента.