Внутрішні документи
Детально розбираємо, що таке внутрішні документи та як працює внутрішнє погодження. Розказуємо у короткій відео-інструкції:
- як завантажити внутрішній документ;
- як налаштувати внутрішнє погодження.
Внутрішній документ — документ, що підписується тільки співробітниками вашої компанії та не надсилається контрагенту. До внутрішніх документів належать накази, розпорядження, акти введення в експлуатацію основних засобів, акти внутрішнього переміщення основних засобів, акти списання основних засобів та інші.
Що потрібно зробити, щоб працювати з внутрішнім документом у «Вчасно»:
1. Натисніть кнопку «Завантажити документ» у лівій верхній частині екрану
2. У вікні налаштувань завантаження документу зробіть наступні налаштування:
2.1. Сторони підписання — оберіть «Внутрішні документи».
2.2. Далі вкажіть співробітників, що мають підписати документи: оберіть у відповідному меню ваших колег, що мають підписати документ за допомогою ЕЦП/КЕП. Підписання може бути:
- Паралельне — співробітники зможуть підписати документи у будь-якій послідовності.
- Почергове — співробітники зможуть підписати документи тільки у вказаному порядку.
Після вибору співробітників для почергового підписання, ви можете змінювати порядок підписання ними документів. Для цього натискайте стрілки вгору чи вниз справа від email та імені вашого колеги. Також ви можете змінювати послідовність за допомогою курсору — затисніть курсор на співробітникові та перетягніть його вгору чи донизу.
Варто відмітити, що можливість підписати документи буде лише у тих користувачів, кого ви вкажете під час завантаження документу.
3. Натисніть «Обрати документи» та вкажіть один чи декілька документів для завантаження.
Після завантаження документів сервіс проінформує ваших колег на email про те, що для них є документи на підпис. Якщо було обрано почергове підписання, то й інформування співробітників буде відправлятися в момент, коли настає їхня черга підписувати документ.