Довідка Вчасно

Шаблон наказу на електронний документообіг

НАКАЗ

02 січня 2020 року                                                                     м. Київ                                                                     № 1

 

Щодо використання електронного документообігу
в господарській діяльності Товариства

Враховуючи той факт, що процес підписання документів, а особливо первинних бухгалтерських документів, характеризується наявністю ризиків неефективності, у тому числі: асиметрією інформації, технічними проблемами із вчасним отримання всіх без виключення документів, затримки в підписання контрагентами Товариства, відслідковування під час поштового пересилання отримання документів тощо,

НАКАЗУЮ:

  1. Для ефективної та швидкої передачі та підписання документів із контрагентами з 01 лютого 202_ року перейти на електронний документообіг з контрагентами та партнерами Товариства. Використання в документообігу електронних документів здійснювати за допомогою сервісу електронного документообігу «Вчасно».

  2. Головному бухгалтеру ____________________(ПІП) визначити перелік документів, який будуть підписуватись із клієнтами, контрагентами та партнерами за допомогою кваліфікованого електронного підпису в строк до 10.01.202_.

  3. Начальнику юридичному відділу ________________ (ПІП) розробити накази відповідно до розподілу обов’язків та посадових інструкцій, повноважними на підписання документів, яким передбачити право на підписання електронних документів в строк до 10.01.202_.

  4. Начальнику ___________ відділу _________________ (ПІП) організувати отримання кваліфікованих електронних підписів на повноважних осіб в АЦСК в строк до 20.01.202_.

  5. Начальнику юридичного відділу ___________________(ПІП) внести відповідні зміни до існуючих договорів, типових договорів, яким передбачити використання електронного документообігу та кваліфікованого електронного підпису в документообігу між сторонами в зобов’язаннях в строк до 30.01.202_.

  6. Начальнику відділу по роботі з клієнтами _____________ (ПІП) в строк до 30.01.2019 повідомити всіх клієнтів Товариства про перехід з 01.02.202_ на електронний документообіг.

  7. Начальнику відділу кадрів ________________(ПІП) довести зміст цього Наказу до перерахованих в Наказі осіб протягом 2-х робочих днів з дня підписання Наказу.

  8. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор ____________