Довідка Вчасно

Онлайн-редагування

Версійність – можливість додавати нові версії файлів для узгодження змін в документі. Найчастіше цей процес використовується для узгодження договорів та додаткових угод.

Версійність дає можливість перенести комунікацію по обміну змінами до документів із електронної пошти, де зараз найчастіше обмінюються версіями, всередину сервісу Вчасно.

 

Переваги використання версійності у Вчасно для погодження змін в документах:

  1. Зменшується адміністративне навантаження на відповідальних представників компаній за укладення угоди. Відтепер не треба забирати з пошти документ і передавати його на узгодження іншим співробітникам, все можна робити всередині Вчасно.
  2. Контроль версій – версії документа зберігаються в чіткій хронології, сервіс підкаже якщо зʼявилась більш нова версія. Також, завжди можна переглянути попередні версії документа.
  3. Автоматизація роботи із версіями – якщо до документу призначені погоджувачі, то при отриманні нової версії документу система зробить автоматичний рестарт погодження для вказаних співробітників. Попередній статус погодження буде збережений до історії.

Як скористатись версійністю:

  1. Під час завантаження документу в налаштуваннях процесу підписання активуйте повзунок версійності.
    Документ із версіями завжди буде очікувати першого підписання від сторони, що отримала версію на ознайомлення.

 

2. Завантажте документ у сервіс.  Документ, що може містити версії помічається відповідним значком із ідентифікатором кількості версій документа, що вже додані.

 

3. Вкажіть дані отримувача документу і натисніть кнопку “Надіслати”

4. Ваш партнер отримає листа із пропозицією ознайомитись із документом. Для ознайомлення з документом потрібно перейти в сервіс.
Документ можна одразу підписати, або додати оновлену версію файла.

5. Внесення змін в документі можливе із вашого локального редактора документів або безпосередньо у кабінеті в режимі редагування! 

Також у режимі онлайн – редагування:

  • додавайте коментарі до виділеної частини тексту у розділі Рецензування (відображається інформація, хто саме додав цей коментар);
  • відповідайте на ці коментарі колег;
  • працюйте у режимі правок (клавіша Запис);
  • відслідковуйте, хто та коли вносив правки у документ (клавіша Керування правками). Тут можна приймати ці правки або відхиляти;
  • працюйте з одним документом паралельно з колегами;
  • повертайтеся до будь-якої з попередніх версій та створюйте нові версії на їх основі;

6. Після внесення всіх правок варто натиснути Опублікувати версію

7. Натисніть кнопку “Надіслати версію”. Після цього система проінформує вашого партнера, що до документу зʼявилась нова версія, яку можна або підписати або підкоригувати і додати вже наступну версію документа.

7.Щоб переглянути попередні версії або викачати їх для порівняння, в розділі “Загальна інформація” натисніть кнопку “Переглянути всі версії”. Вам відкриється сторінка переключення між версіями. Вона дозволить:

 

  • Перейти на перегляд попередніх версій.
  • Вивантажити версію.
  • Відкрити потрібну версію у сусідній вкладці.
  • Видалити версію, якщо вона завантажена вами і ще не підписана.

8. Після узгодження всіх правок компанія, що отримала останню версію і згодна її підписувати може перейти до підписання документу будь-яким доступним способом.
Під час підписання версії з’являється чекбокс, який пропонує конвертувати документ в PDF (за замовчуванням він активований).
Після накладення підпису на документ сервіс вже не дозволить додавати до нього нові версії, оскільки процес роботи із документом завершився.

Додаткові можливості:

  1. Якщо до версійного документу додані співробітники на погодження, то система буде оновлювати потребу в погодженні при отриманні кожної нової версії. Історія погодження попередніх версій збережеться, а нову версію документа потрібно буде погодити заново всіма учасниками.

2. Коментарі також мають привʼязку до версії документа, що зараз у вас відкрита в інтерфейсі. Сервіс буде додавати до самого коментаря інформацію про те, з якої версії додавали коментар – відповідає за це блакитний значок із відповідним числом версії документа.
Ви завжди можете повернутись до попередніх версій документа і залишити до них коментар.

3. Якщо до самого документу були додані коментарі у вашому редакторі файлів, то ви можете відобразити це у сервісі.
Для цього спустіться вниз документа та оберіть пункт “Режим спеціальних можливостей” у меню додаткових опцій переглядача документів.

Після цього всі коментарі на файлі будуть відображатись безпосередньо в інтерфейсі Вчасно.

4. До версійних документів також можна для автоматизації процесів застосувати функціональність Сценаріїв, щоб автоматизувати призначення підписантів та співробітників на погодження.

5. Всі завантажені файли версій також перевіряються антивірусом для виявлення потенційних загроз в документах.

Додаткові технічні дані:

  1. До кожного документу можна додати до 50 версій.
  2. Для роботи із версіями допускаються ті формати документів, які зручно редагувати всім учасникам: doc, docx, xls, xlsx, txt.
  3. Обмеження по розміру файлів для версій стандартне для Вчасно – до 5 МБ на кожний файл
  4. Відправка документу із версією тарифікується тільки за відправку першої версії. Такий документ списується з балансу компанії, що ініціювала відправку.