Розпізнавання даних з pdf для перенесення в облікову систему

Розпізнавання даних з PDF допомагає автоматично витягувати ключові дані з документів (акти, рахунки, видаткові) та інтегрувати їх у вашу облікову систему або ERP.

Що робить система❓

Автоматично розпізнає текст і таблиці з PDF
Підсвічує розпізнані дані у документі
Дозволяє вам перевіряти, копіювати та виправляти дані
Формує структурований файл (JSON або XML) для експорту

Покрокові дії

1. Завантаження документа

Отримайте або завантажте PDF-документ у Вчасно.

Підтримувані типи для розпізнавання: акти наданих послуг, видаткові накладні, рахунки.

2. Запуск розпізнавання

Щоб запустити процес розпізнавання, варто або виділити потрібний документ галочкою, або відкрити документ повністю та натисніть кнопку «Розпізнати дані».

Система обробить документ та підсвітить усі розпізнані дані.

Підтримується обробка кількох документів одночасно (пакетна обробка).

Можливі статуси розпізнаних даних в таблиці документів відображені нижче:

3. Валідація даних користувачем

Що система розпізнає:

Загальна інформація: номер, дата, підстава документа
Замовник та Виконавець: назва компанії, ЄДРПОУ, ІПН, банківські реквізити, ПІБ та посада відповідальної особи
Товари/послуги: найменування, код, одиниця виміру, кількість, ціни, суми
Суми документа: загальна сума, сума ПДВ, сума без ПДВ.

Праворуч від документу підсвічується індикаторами ✅ті дані, які розпізнані ШІ, та які не розпізнані або відсутні в документі❌.
За потреби ви можете виправити помилки вручну, скопіювати, підтвердити правильність розпізнаних даних окремо біля кожного розділу ✅ або масово через “Підтвердити всі дані“. Також можна зберегти чернетку та повернутися пізніше.

Важливо! Підтвердження даних є обовʼязковим, без цього не можна буде забрати документ по АРІ.

Якщо у вас було розпізнано декілька документів, то підтверджувати дані можна як для конкретного документу, так і для усіх розпізнаних з переліку:

Якщо ви та ваш колега відкрили один і той самий документ і обидва намагаєтесь вносити зміни, система врахує лише останні збережені зміни.

Наприклад:

Ваш колега змінив поле і зберіг документ.
Якщо ви в цей час редагуєте те саме поле, система попросить вас перезавантажити сторінку, щоб оновити дані.

Управління правами користувачів

У системі є окремі права, які дозволяють запускати розпізнавання даних та підтверджувати результати:

Розпізнавання документів – дає можливість запускати процес розпізнавання даних у документі.
Коригування розпізнаних документів – дає можливість перевіряти та редагувати результати розпізнавання, підтверджувати зміни.

4. Експорт даних

Після підтвердження даних натисніть «Експортувати».

Доступні формати: XLSX, JSON або XML.

Через REST API можна автоматично забирати підтверджені дані в облікову систему.

5. Повідомлення та аналітика

Система фіксує: хто запустив розпізнавання, хто перевіряв або експортував дані.

6. Фільтри та контроль

Можна фільтрувати документи за статусом: перевірені або ті, що потребують валідації.
Детальніше про статуси на скріні нижче:

Важливо! Якщо вам потрібно вимкнути розпізнавання даних з pdf, то потрібно перейти в Налаштування компанії та в розділі Додаткові налаштування зняти відповідну галочку.

Інструкція до АРІ

📌 Повна технічна документація: детальний опис методів, параметрів запитів та прикладів JSON-відповідей доступний за посиланням.

ДОВІДКА АРІ

Запуск розпізнавання з облікової системи

Після AI-розпізнавання та структуризації документа отримайте всі необхідні дані в автоматичному режимі безпосередньо у вашу облікову систему через API.

Архітектура та безпека інтеграції

Сценарій взаємодії розроблено таким чином, що саме ERP / BAS / 1С або внутрішній інтеграційний сервіс клієнта ініціює вихідні запити до API «Вчасно».

Важлива перевага для безпеки: > Вашу систему 1С / BAS не потрібно публікувати в інтернеті. «Вчасно» не ініціює зворотних підключень до вашої облікової системи.

Механізм інтеграції

Процес обміну даними складається з 5 простих кроків:

Завантаження: Документ уже знаходиться у сервісі «Вчасно».
Ініціація: ERP або внутрішній інтеграційний сервіс викликає API «Вчасно» для запуску AI-розпізнавання, передаючи список document_id.
Обробка: «Вчасно» проводить AI-розпізнавання реквізитів документа.
Опитування статусу: ERP через окремий API endpoint опитує статус розпізнавання документів.
Отримання результату: Після завершення обробки ERP отримує структуровані дані документа через API у форматі JSON.

Технічні особливості та авторизація

Модель взаємодії: На поточному етапі webhook callback у ERP не передбачений. Використовується polling-модель, коли саме ваша система періодично звертається до API «Вчасно» для перевірки статусу.

Безпека та доступи: Для успішної інтеграції використовуються:

token-auth (авторизація за токеном);
Перевірка API-доступу компанії;
Окреме налаштоване право компанії на запуск розпізнавання з облікової системи.

Контроль та аудит: У системі передбачене повне логування:

запусків та перезапусків процесу;
отримання результатів;
виникнення помилок;
фіксації джерела запуску (source=api).

Детальні методи роботи, параметри запитів та приклади JSON-відповідей описані в технічній документації за посиланням.

Безпека даних та конфіденційність при AI-розпізнаванні

Розпізнавання відбувається в межах інфраструктури AWS — сервісу, який ми також використовуємо для зберігання документів клієнтів.

AWS виступає для нас data subprocesser-ом.

Оскільки документи клієнтів і так обробляються та зберігаються в AWS у межах роботи основного продукту ЕДО, з точки зору передачі даних третім сторонам при використанні AI-розпізнавання новий subprocesser не з’являється — ним залишається AWS.

Технічні деталі:

для AI-розпізнавання ми використовуємо сервіс Amazon Bedrock

всередині Bedrock використовується модель Claude Sonnet (поточна модель може змінюватися)

модель працює через AWS Bedrock infrastructure, а не через прямий external API model provider-а

Важливо:

model provider (наприклад Anthropic) не має доступу до customer prompts/completions або Bedrock logs

запити не використовуються для тренування моделей

AWS покриває enterprise security/compliance requirements (GDPR/SOC2/ISO controls)

Поточний flow обробки:

повний документ передається в OCR-сервіс

результат OCR передається в LLM для структуризації/розпізнавання даних

Наразі окремого anonymization/masking layer перед inference у нас немає — обробка відбувається всередині AWS Bedrock environment.

Ми не модифікуємо та не анонімізуємо дані перед передачею в модель — формується лише структура запиту для обробки.

Також за замовчуванням AI-розпізнавання не активується автоматично для великих компаній — перед запуском функціоналу компанія має окремо погодитися на його використання.