Як захистити кабінет компанії: рекомендації для адміністратора

«Вчасно» відповідає за безпеку серверів, шифрування даних і захист платформи. За те, хто з ваших співробітників має доступ і як налаштований кабінет, відповідає адміністратор вашої компанії (детальніше — «Модель спільної відповідальності»). Рекомендуємо:

1. Увімкніть двофакторну автентифікацію для всіх співробітників у налаштуваннях компанії.
2. Обмежте вхід за IP-адресами корпоративної мережі, якщо співробітники працюють з офісу або через VPN.
3. Дозвольте реєстрацію лише з корпоративним поштовим доменом.
4. Скоротіть час життя сесії (наприклад, до 8 годин; доступно від 1 години до 30 днів) і завершуйте сесії на невідомих пристроях. Система також автоматично надсилає користувачу лист-сповіщення у разі фіксації входу в обліковий запис із нового пристрою або незвичної локації (із зазначенням часу та IP-адреси) — якщо ви отримали такий лист і не впізнаєте вхід, негайно завершіть невідому сесію та змініть пароль.
5. Давайте мінімальні права. Налаштуйте ролі та доступ до документів за ярликами, щоб кожен співробітник бачив лише потрібне.
6. Щокварталу перевіряйте список адміністраторів і одразу блокуйте доступ звільненим працівникам.
7. Зберігайте API-токени безпечно в обліковій системі і відкликайте токени, які більше не використовуються.
8. Перевіряйте журнал дій для виявлення нетипової активності (див. «Журнали дій та запити на інформацію»).
9. Стежте за лімітами тарифу та поповнюйте їх заздалегідь: у Вчасно.ЕДО — через іконку «Тарифи та баланс компанії» («спідометр» у верхній панелі кабінету) або меню «Налаштування компанії» → «Тарифи», де відображаються лічильники використаних документів, співробітників (використано X з Y), API-інтеграції та AI-розпізнавання і кнопка «Продовжити тариф» / «Змінити тариф».
10. Використовуйте вбудовані механізми маркування та класифікації інформації. Наприклад, створюйте кастомні кольорові Ярлики (наприклад, «Конфіденційно», «Комерційна таємниця», «Внутрішній», «Персональні дані»), налаштовуйте їх автоматичне присвоєння через Сценарії документообігу та розмежовуйте доступ співробітників за ярликами.